Un software di CRM gratuito e professionale? Sugar CRM

SugarCRM è il software Open Source più conosciuto e diffuso per la gestione delle informazioni che un’azienda genera nei rapporti con i propri clienti o potenziali clienti.

E’ una piattaforma CRM (Customer Relationship Management) basata su PHP ed ampiamente estensibile grazie all’applicazione di plug-in sviluppati da terze parti e facilmente reperibili in Rete.

Si tratta di un’applicazione estremamente flessibile, pensata per le medie imprese, che funziona tramite il normale programma che usi per navigare.

Disegnato per essere di semplice implementazione, il prodotto permette di gestire in modo completo:

* Le anagrafiche clienti, i contatti e i potenziali clienti
* La forza vendita aziendale
* Le campagne di marketing, comprese quelle via email tramite un modulo specifico
* I ticket di supporto e il knowledge base aziendale
* La registrazione sul cliente delle attività ordinarie, come chiamate, lavori, appuntamenti, documentazione ecc
* Progetti aziendali e gruppi di lavoro

Il tutto è strutturato in un sistema che permette di gestire le informazioni da qualsiasi computer connesso ad internet.

Mediante SugarCRM è possibile gestire tutti gli aspetti legati al marketing ed alle relazioni con la clientela dell’azienda. SugarCRM ingloba i tre aspetti fondamentali di un buon CRM: quello “operativo” (permette di automatizzare i processi di business che prevedono il contatto diretto col cliente); quello “analitico” (consente l’estrazione di dati relativi alla clientela che consentano di conoscerla meglio); quello “collaborativo” (favorisce l’integrazione tra le attività dei vari impiegati dell’azienda).

Per provare le funzionalità offerte da SugarCRM, è sufficiente allestire una workstation di test sulla quale sia installato Linux, oppure, addirittura, anche Microsoft Windows.

Ovviamente per usarlo in modo professionale e senza problemi occorre un server Linux (con PHP, MySql e Apache), in tal modo anche lo stesso CRM risulta molto più veloce e performante. Come anticipato, per memorizzare i dati, SugarCRM si appoggia ad un database MySQL: è quindi indispensabile che sia installato e configurato. E’ altresì necessaria la presenza di PHP. Insomma, occorre “preparare” la macchina su cui il pacchetto verrà installato.

L’installazione di SugarCRM, comprensiva di Apache, MySQL e PHP, si conclude in pochi minuti. E’ sufficiente indicare se la base dati MySQL debba essere popolata o meno con alcuni dati di dimostrazione e se i servizi legati ad Apache e MySQL debbano essere automaticamente avviati ad ogni ingresso in Windows in modo tale che SugarCRM risulti sempre accessibile ed utilizzabile. La procedura di setup richiede anche l’IP assegnato al server od il nome a dominio impiegato e l’indirizzo da proporre all’utente ogniqualvolta effettua l’accesso, tramite browser, a SugarCRM. Per gli scopi di test, è possibile lasciare invariato l’indirizzo localhost proposto ovvero 127.0.0.1. Durante l’installazione vengono anche richieste le password da impostare a protezione dell’accesso a SugarCRM e a MySQL.

Al termine dell’installazione del prodotto, si potrà immediatamente accedere al pannello di controllo di SugarCRM digitando admin come username e la password scelta in fase d’installazione.

Il passo successivo consiste nella scelta del fuso orario: per l’Italia basta selezionare “Europe/Rome” e premere il pulsante Save.

A questo punto, si può provvedere a tradurre l’intera interfaccia in lingua italiana. Di default, il pacchetto d’installazione di SugarCRM non offre questa possibilità. Prelevando ed installando un apposito “language pack” si può comunque raggiungere l’obiettivo.
La pagina di riferimento dedicata al progetto di localizzazione di SugarCRM in italiano, è raggiungibile cliccando qui. Per procedere al download dei file necessari, è sufficiente cliccare sulla scheda “File” quindi scaricare il “language file” più recente (es.: it_it_4.5.1.langpack.zip).

Per tradurre l’interfaccia in italiano, dal pannello di amministrazione di SugarCRM, è necessario fare clic sul pulsante Admin – nella barra superiore -, sul link Module Loader infine sulla scheda Install from local file.

Dopo aver premuto il bottone “Sfoglia” (o “Browse”), si dovrà provvedere a selezionare il file zip appena scaricato e memorizzato sul disco fisso. Premendo il pulsante “Upload”, dopo qualche secondo, nella lista dei moduli in coda di installazione dovrà comparire la riga relativa al file di localizzazione.

Si prema il pulsante Install, visualizzato in corrispondenza dell’ultima colonna, sulla destra.
Come passo successivo, cliccando su Show details, è bene assicurarsi che tutte le caselle siano spuntate. A questo punto si potrà cliccare sul pulsante Commit.
Al termine dell’operazione, SugarCRM visualizzerà il messaggio di conferma Upgrade applied successfully (cliccando su Show details viene mostrato l’elenco dei file installati).

Per concludere, dopo aver premuto il pulsante Admin nella barra degli strumenti in alto, facendo riferimento al link Locale settings quindi al menù a tendina Default language, si dovrà scegliere la voce IT Italiano quindi premere il pulsante Save in calce alla finestra. Qui è bene effettuare le opportune correzioni relative alla valuta utilizzata, al separatore delle migliaia e così via.
Effettuando il Logout (pulsante presente nella barra degli strumenti in alto) si noterà come anche la finestra di autenticazione appaia immediatamente tradotta nella nostra lingua.

Qualora, effettuando nuovamente il login, l’interfaccia dovesse ancora apparire in inglese, si cancelli la cache (file temporanei) del browser ed i cookie legati a SugarCRM.

Attraverso l’interfaccia di SugarCRM è possibile gestire i rapporti con i clienti, assegnare compiti al personale dell’azienda (ciascuno potrà accedere a SugarCRM, comodamente, dalla propria postazione di lavoro utilizzando il proprio account utente), definire riunioni, lavori da sbrigare, contatti da chiamare, definire trattative ed opportunità di profitto.
SugarCRM, attraverso la sua ben organizzata interfaccia, permette di gestire anche il supporto alla clientela mediante l’apertura di appositi “ticket”, assegnabili ai vari impiegati.

Tutte le varie possibilità messe a disposizione da SugarCRM possono essere raccolte all’interno di progetti (ulteriormente suddivisibili sotto forma di “compiti”, da assegnare internamente in azienda) in modo tale da non perdere la visione globale dell’intero insieme di attività che fanno capo ad obiettivi unici.

SugarCRM dispone anche di un archivio centralizzato che permette di gestire tutta la documentazione aziendale. Per assicurarsi di utilizzare sempre documenti validi ed aggiornati, gli utenti hanno la possibilità di impostare revisioni e scadenze degli stessi.

SugarCRM è poi in grado di integrarsi direttamente con la posta elettronica fungendo anche da client e-mail (è sufficiente impostare i dati relativi al server di posta in arrivo ed in uscita). Nel caso della posta in uscita, per la spedizione di e-mail è possibile optare fra l’uso del componente “sendmail” di PHP oppure specificare i dati relativi ad un server SMTP.

Ogni utente autorizzato all’utilizzo di SugarCRM (l’amministratore deve creare un account per ciascun utente), può organizzare le proprie attività, le chiamate da effettuare, gli appuntamenti, i compiti da assolvere, seguire le trattative con i clienti e così via.

Conoscendo il linguaggio PHP, essendo SugarCRM rilasciato sotto forma di prodotto opensource, è possibile adattarne il funzionamento alle proprie esigenze. La modifica prelevabile cliccando qui, ad esempio, permette di collegare uno o più documenti ai vari progetti aperti su SugarCRM. Si tratta, questa, di una funzionalità particolarmente utile in molteplici contesti aziendali che stranamente non è integrata, in modo predefinito, nel CRM opensource.

Qualora si intendesse applicarla in modo tale da ottenere il pannello aggiuntivo “Documenti” all’interno della scheda di ogni singolo progetto (sarà poi possibile abbinare ad ogni singolo progetto uno o più documenti già caricati nella sezione “Documenti” del CRM), è sufficiente copiare i file PHP presenti nel file .zip all’interno delle corrispondenti sottocartelle di SugarCRM.

Dato che la modifica agisce sulle relazioni fra le tabelle (oltre che intervenire sul layout di alcune pagine del prodotto), dopo averla applicata (suggeriamo di effettuare prima un backup completo della directory d’installazione di SugarCRM e dell’intero contenuto del database MySQL) è indispensabile cliccare su Amministra quindi su Aggiorna (sottosezione “Sistema”) ed infine su Ricostruisci relazioni.